Организация конгрессов

в формате “все включено” до 50000 человек по всей России

Что мы можем
дать вам

Определение формата
Разработка программы
Планирование бюджета и составление сметы
Подбор исполнителей
Выбор места проведения
Выбор подрядчиков (фото, видео, световое и звуковое сопровождение, официанты, водители, хостес на входе на площадку, ведущие, тех специалист)
Выбор и монтаж площадки
Организация кейтеринга/фуршета/ланча на месте проведения
Заказ мерча, фирменной продукции, пропусков и т.п для участников
Организация трансферов
Продюсирование: выработка тайминга, составление сценария и очередности выступлений спикеров
Финальная проверка площадки
Координация подрядчиков
Взаимодействие с заказчиком: он работает только с управленцем, не загружая себя контактами со всеми подрядчиками
Договоренности с подрядчиками об оплате услуг
Юридическое/финансовое сопровождение: заключение договоров (аренда, подряд, исполнение услуг и т.д)
Отдача фото/видео материалов заказчику
Уведомление всех гостей о мероприятии: отправка сообщений о времени и месте, необходимые организационные договоренности (рассадка, парковка, тайминг, сюрпризы в день мероприятия и т.д)
 

Почему стоит выбрать нас ?

0 +
ивентов
0 К +
участников
0
лет
0
стран
Огромный опыт
Наше агентство уже более 10 лет занимается организацией деловых мероприятий. За это время мы успели поработать с самыми различными проектами и накопить немалые компетенции
База партнеров
Мы имеем доступ к уникальным и даже закрытым местам для проведения мероприятий, а также обладаем базой проверенных партнеров: ведущих, шоу-программами, фотографов, видеографов, кейтеринга и т.д.
Персонализированное обслуживание
Наша команда предоставляет индивидуальный и внимательный подход к каждому клиенту, уделяя особое внимание особенностям и требованиям конкретного мероприятия.
Логистическая поддержка
Мы предлагаем полный спектр услуг в области логистики для участников мероприятий, что включает в себя трансфер, размещение, техническую поддержку и другие доп. услуги
Профессиональная техническая поддержка
Мы гарантируем надежность и безопасность технических аспектов мероприятий, обеспечивая высококлассную техническую поддержку на месте проведения, а также на этапе подготовки.
Гибкий подход
Мы готовы адаптировать наши услуги под любые потребности заказчика, предлагая гибкие решения и индивидуальные условия сотрудничества. На крупные заказы предоставляем хорошие скидки!

Конгрессы — это масштабные события, объединяющие профессионалов со всего мира для обсуждения актуальных вопросов, презентации инноваций и установления деловых контактов. Чтобы мероприятие прошло на высшем уровне, необходимы глубокое понимание процессов, международный опыт и безупречная организация.

Event-агентство «White» специализируется на организации конгрессов любого уровня сложности. Более 10 лет мы создаем события, которые соответствуют самым высоким стандартам и оставляют яркое впечатление у участников. Наша команда экспертов обеспечивает комплексное сопровождение каждого проекта, от разработки концепции до финального отчета.

Наши услуги включают:

  • Полное сопровождение: от разработки концепции до финального отчёта
  • Выбор и организация площадки, техническая поддержка
  • Работа с международными делегациями: логистика, переводчики, аккредитация
  • Онлайн и гибридные форматы для участников из разных стран
  • Индивидуальный подход к каждому проекту

Мы успешно проводим мероприятия как в России, так и за рубежом, обеспечивая высокий уровень сервиса, точность и соблюдение сроков. Наши конгрессы не просто собирают профессионалов — они создают возможности для диалога, сотрудничества и развития. Мы помогаем нашим клиентам достигать новых результатов, предоставляя экспертное сопровождение на всех этапах подготовки и проведения мероприятий.

Кроме организации конгрессов, агентство «White» оказывает услуги по организации деловых мероприятий. Это могут быть форумы, круглые столы, стратегические сессии и другие форматы, где важны профессиональная атмосфера, чёткая структура и внимание к деталям. Такие события помогают компаниям формировать репутацию и налаживать полезные контакты.

Отдельного внимания заслуживает наши услуги в организации конференций. Мы разрабатываем концепции, обеспечиваем техническое сопровождение, координируем спикеров и создаём пространство, где рождаются новые идеи. Конференции в рамках конгрессов становятся неотъемлемой частью программ, позволяя участникам углубиться в тематику и обменяться знаниями.

Важно отметить, что наши конгрессы часто дополняются научными форумами и семинарами, где участники могут обсудить актуальные идеи и решения. Это позволяет участникам получить новые знания и наладить деловые связи. Кроме того, мы предлагаем возможность обратной связи через различные платформы, что помогает нам постоянно улучшать качество наших услуг.

«White» — это команда экспертов, которая превращает сложные задачи в успешные события. Мы не просто организуем конгрессы — мы создаем возможности для диалога, сотрудничества и развития.

Доверьте организацию агентству «White» — мы создадим масштабное деловое мероприятие, которое подчеркнёт статус вашей компании и принесёт реальные результаты. Свяжитесь с нами уже сегодня, чтобы обсудить детали и получить индивидуальное предложение.

Этапы проведения конгрессов

1. Получение и обработка заявки
• Входящий запрос
• Заполнение брифа (стандартизированная форма для сбора информации)
• Квалификация клиента (бюджет, цели, сроки, ЛПР, стадия готовности)
• Назначение ответственного менеджера
2. Предварительное предложение
• Подготовка коммерческого предложения (сценарий, идеи, смета)
• Внутренний расчет бюджета и проверка технической реализуемости
• Отправка КП и согласование деталей
• Возможна презентация концепции (офлайн/онлайн)
3. Заключение договора
• Согласование всех условий (цена, ТЗ, сроки, команда)
• Подготовка договора и счетов
• Подписание (ЭДО / PDF / оригинал)
• Предоплата от клиента
4. Предпродакшн
• Назначение проектной команды и ответственных
• Составление таймлайна (план-график проекта)
• Подбор площадки, подрядчиков, логистика, закупки
• Подготовка визуалов, брендирования, приглашений, технического райдера
• Утверждение сценария, макетов, расстановки
5. Продакшн
• Монтаж площадки / оборудования
• Проведение генеральной репетиции (если требуется)
• Проведение мероприятия (координация всех участников)
• Решение форс-мажоров на месте
• Сбор обратной связи от гостей на месте
6. Постпродакшн
• Демонтаж и уборка
• Финансовая сверка и закрытие проекта
• Подготовка фото/видео-отчета, отзывов, анкет
• Отчетность клиенту (таблица бюджета, отчет о KPI, медиаматериалы)
• Финальный расчет и подписание актов
7. Внутренний разбор и контроль качества
• Встреча команды: итоги, что сработало/что улучшить
• Оценка рентабельности проекта
• Документация кейса (в портфолио + CRM)
• Запрос отзыва клиента
Хотите провести лучшее мероприятие?
Свяжитесь с нами и доверьте работу настоящим профессионалам
Оставить заявку

Наши проекты

О нас

Мы международное event агентство "White"! Мы работаем уже более 10 лет.
Наша цель - создавать незабываемые и уникальные деловые события, которые оставят яркие впечатления у каждого участника!
Кто мы?
Мы - команда креативных специалистов, которые любят свою работу. У нас есть опыт в организации различных событий - от конференций и выставок до тимбилдинга и бизнес-форумов.
Наш подход
Мы индивидуально подходим к каждому клиенту. Мы оптимизируем бизнес-планы, выстраиваем особые отношения с партнерами по всей стране, детально прорабатываем логистику и, самое главное, формируем прозрачные сметы для наших клиентов.

Какие деловые мероприятия мы организуем

Наша команда

Косуров Алекс
CEO aka BIG BOSS
Орлов Алексей
COO
Косурова Татьяна
Director of Project Management Department
Лавелина Елена
Head of byuers
Симонян Татьяна
Head of Project Management Department
Назаров Владимир
CMO
Безнутрова Светлана
Project manager
Габдрахманова Дарья
Project manager
Гражданцева Карина
Project manager
Громова Елена
Project manager
Молотилова Виктория
Project support
Деменкова Елена
Project support

Вопросы & ответы

Event-агентство «White» предлагает комплексное сопровождение мероприятий, включая выбор площадки, техническую поддержку и работу с международными делегациями. Мы гарантируем высокий уровень сервиса, точность и соблюдение сроков, что позволяет нашим клиентам сосредоточиться на содержании мероприятия.

Мы работаем с различными форматами, включая традиционные очные конгрессы, онлайн-события и гибридные форматы. Это позволяет участникам из разных стран принимать участие независимо от их местоположения.

Мы строго следуем всем международным стандартам безопасности и качества. Наши специалисты обеспечивают надлежащую организацию мероприятия, включая техническую поддержку, медицинское обеспечение и соблюдение всех правил безопасности.

Мы успешно проводим мероприятия с участием крупных компаний и делегаций из разных стран. Наша команда берёт на себя логистику, аккредитацию, синхронный перевод и техническое обеспечение. Это позволяет обеспечить комфорт и эффективность для всех участников.

Помимо основной программы, мы можем организовать тематические семинары, научные конференции, нетворкинг и другие. Эти форматы позволяют углубить знания, обменяться опытом и установить новые деловые связи.

Как с нами связаться
+7 495 659 98 10
Whatsapp
Info@whitevent.ru
г. Москва, ул. Барклая, 13 ст. Барклая 13 БЦ
Оставьте заявку и мы свяжемся с вами как можно скорее
Мы используем файлы cookies и рекомендательные технологии. Пользуясь сайтом, вы соглашаетесь с Политикой обработки персональных данных
Согласен