Организация участия в выставках и ярмарках

в формате “все включено” до 50000 человек по всей России

Что мы можем
дать вам

Определение формата
Разработка программы
Планирование бюджета и составление сметы
Подбор исполнителей
Выбор места проведения
Выбор подрядчиков (фото, видео, световое и звуковое сопровождение, официанты, водители, хостес на входе на площадку, ведущие, тех специалист)
Выбор и монтаж площадки
Организация кейтеринга/фуршета/ланча на месте проведения
Заказ мерча, фирменной продукции, пропусков и т.п для участников
Организация трансферов
Продюсирование: выработка тайминга, составление сценария и очередности выступлений спикеров
Финальная проверка площадки
Координация подрядчиков
Взаимодействие с заказчиком: он работает только с управленцем, не загружая себя контактами со всеми подрядчиками
Договоренности с подрядчиками об оплате услуг
Юридическое/финансовое сопровождение: заключение договоров (аренда, подряд, исполнение услуг и т.д)
Отдача фото/видео материалов заказчику
Уведомление всех гостей о мероприятии: отправка сообщений о времени и месте, необходимые организационные договоренности (рассадка, парковка, тайминг, сюрпризы в день мероприятия и т.д)
 

Почему стоит выбрать нас ?

0 +
ивентов
0 К +
участников
0
лет
0
стран
Огромный опыт
Наше агентство уже более 10 лет занимается организацией деловых мероприятий. За это время мы успели поработать с самыми различными проектами и накопить немалые компетенции
База партнеров
Мы имеем доступ к уникальным и даже закрытым местам для проведения мероприятий, а также обладаем базой проверенных партнеров: ведущих, шоу-программами, фотографов, видеографов, кейтеринга и т.д.
Персонализированное обслуживание
Наша команда предоставляет индивидуальный и внимательный подход к каждому клиенту, уделяя особое внимание особенностям и требованиям конкретного мероприятия.
Логистическая поддержка
Мы предлагаем полный спектр услуг в области логистики для участников мероприятий, что включает в себя трансфер, размещение, техническую поддержку и другие доп. услуги
Профессиональная техническая поддержка
Мы гарантируем надежность и безопасность технических аспектов мероприятий, обеспечивая высококлассную техническую поддержку на месте проведения, а также на этапе подготовки.
Гибкий подход
Мы готовы адаптировать наши услуги под любые потребности заказчика, предлагая гибкие решения и индивидуальные условия сотрудничества. На крупные заказы предоставляем хорошие скидки!

Участие в выставке или ярмарке — это уникальная возможность представить ваш бренд в выгодном свете, заинтересовать целевую аудиторию, найти надёжных партнёров и инвесторов, укрепить репутацию компании и привлечь внимание представителей СМИ. Чтобы мероприятие прошло максимально эффективно, доверьте организацию профессионалам из event-агентства “White”. Благодаря глубокому пониманию специфики выставочных форматов, мы создаем решения, которые действительно работают на ваш бизнес.

Что входит в услугу организации участия в выставках и ярмарках:

  • Разработка концепции. Мы не только создаём стратегию, но и помогаем реализовать её через интерактивные презентации, тематические встречи, круглые столы, мастер-классы и другие форматы взаимодействия.
  • Подготовка выставочного пространства. Если вы планируете участие в ярмарке или выставке, важно заранее подготовить зону: согласовать оформление и брендирование стенда, организовать производство конструкций, обеспечить качественное освещение и наличие необходимого оборудования.
  • Контент и информационная поддержка. Мы поможем создать экспертные доклады, медиа-материалы и пресс-релизы, которые обеспечат широкое информационное покрытие и усилят интерес к вашему бренду.
  • Сопровождение мероприятия. Во время мероприятия вы всегда можете рассчитывать на оперативную помощь — наши сотрудники находятся на связи 24/7, чтобы быстро решить любую ситуацию и сохранить высокий уровень проведения.

Организация участия в ярмарках требует особого подхода. Здесь важен не только стенд и материалы, но и интерактивность, возможность вовлечь посетителей через мастер-классы, дегустации, игровые активности. Мы делаем каждое участие максимально живым и запоминающимся, чтобы посетители уходили не просто с буклетом, а с позитивными эмоциями и желанием вернуться к вашему бренду.

Важным этапом является дизайн выставочного стенда. Именно он формирует первое впечатление о компании. Мы разрабатываем проекты, которые привлекают внимание, отражают ценности бренда и помогают выделиться среди конкурентов.

Для международных проектов мы предлагаем организацию поездки на выставку. Это логистика, визовая поддержка, доставка экспонатов и координация персонала. Вы получаете полный цикл услуг, что позволяет сосредоточиться на самом главном — взаимодействии с клиентами и партнёрами.

Агентство «White» — ваш надёжный партнёр в организации участия в выставках и ярмарках. Мы создаём проекты, которые обеспечивают не только имиджевый эффект, но и реальные бизнес-результаты.

Этапы организации участия в ярмарках и выставках

1. Получение и обработка заявки
• Входящий запрос
• Заполнение брифа (стандартизированная форма для сбора информации)
• Квалификация клиента (бюджет, цели, сроки, ЛПР, стадия готовности)
• Назначение ответственного менеджера
2. Предварительное предложение
• Подготовка коммерческого предложения (сценарий, идеи, смета)
• Внутренний расчет бюджета и проверка технической реализуемости
• Отправка КП и согласование деталей
• Возможна презентация концепции (офлайн/онлайн)
3. Заключение договора
• Согласование всех условий (цена, ТЗ, сроки, команда)
• Подготовка договора и счетов
• Подписание (ЭДО / PDF / оригинал)
• Предоплата от клиента
4. Предпродакшн
• Назначение проектной команды и ответственных
• Составление таймлайна (план-график проекта)
• Подбор площадки, подрядчиков, логистика, закупки
• Подготовка визуалов, брендирования, приглашений, технического райдера
• Утверждение сценария, макетов, расстановки
5. Продакшн
• Монтаж площадки / оборудования
• Проведение генеральной репетиции (если требуется)
• Проведение мероприятия (координация всех участников)
• Решение форс-мажоров на месте
• Сбор обратной связи от гостей на месте
6. Постпродакшн
• Демонтаж и уборка
• Финансовая сверка и закрытие проекта
• Подготовка фото/видео-отчета, отзывов, анкет
• Отчетность клиенту (таблица бюджета, отчет о KPI, медиаматериалы)
• Финальный расчет и подписание актов
7. Внутренний разбор и контроль качества
• Встреча команды: итоги, что сработало/что улучшить
• Оценка рентабельности проекта
• Документация кейса (в портфолио + CRM)
• Запрос отзыва клиента
Хотите провести лучшее мероприятие?
Свяжитесь с нами и доверьте работу настоящим профессионалам
Оставить заявку

Наши проекты

О нас

Мы международное event агентство "White"! Мы работаем уже более 10 лет.
Наша цель - создавать незабываемые и уникальные деловые события, которые оставят яркие впечатления у каждого участника!
Кто мы?
Мы - команда креативных специалистов, которые любят свою работу. У нас есть опыт в организации различных событий - от конференций и выставок до тимбилдинга и бизнес-форумов.
Наш подход
Мы индивидуально подходим к каждому клиенту. Мы оптимизируем бизнес-планы, выстраиваем особые отношения с партнерами по всей стране, детально прорабатываем логистику и, самое главное, формируем прозрачные сметы для наших клиентов.

Какие деловые мероприятия мы организуем

Наша команда

Косуров Алекс
CEO aka BIG BOSS
Орлов Алексей
COO
Косурова Татьяна
Director of Project Management Department
Лавелина Елена
Head of byuers
Симонян Татьяна
Head of Project Management Department
Назаров Владимир
CMO
Безнутрова Светлана
Project manager
Габдрахманова Дарья
Project manager
Гражданцева Карина
Project manager
Громова Елена
Project manager
Молотилова Виктория
Project support
Деменкова Елена
Project support

Вопросы & ответы

Это разработка концепции, дизайн выставочного стенда, изготовление и застройка, подготовка контента, продвижение и сопровождение во время мероприятия.

В среднем от 4 до 8 недель в зависимости от масштаба проекта и сложности стенда.

Да, мы предоставляем организацию поездки на выставку, включая логистику, визовую поддержку и доставку экспонатов.

Мы готовим PR-материалы, организуем работу со СМИ, проводим рассылки, используем таргетированную рекламу и digital-продвижение.

Конечно! Даже малый бизнес может успешно презентовать себя на выставке при правильной подготовке.

У нас более 10 лет опыта, сотни реализованных проектов и команда экспертов, которая отвечает за результат на каждом этапе.

Как с нами связаться
+7 495 659 98 10
Whatsapp
Info@whitevent.ru
г. Москва, ул. Барклая, 13 ст. Барклая 13 БЦ
Оставьте заявку и мы свяжемся с вами как можно скорее
Мы используем файлы cookies и рекомендательные технологии. Пользуясь сайтом, вы соглашаетесь с Политикой обработки персональных данных
Согласен