Организация научных конференций

в формате “все включено” до 50000 человек по всей России

Что мы можем
дать вам

Определение формата
Разработка программы
Планирование бюджета и составление сметы
Подбор исполнителей
Выбор места проведения
Выбор подрядчиков (фото, видео, световое и звуковое сопровождение, официанты, водители, хостес на входе на площадку, ведущие, тех специалист)
Выбор и монтаж площадки
Организация кейтеринга/фуршета/ланча на месте проведения
Заказ мерча, фирменной продукции, пропусков и т.п для участников
Организация трансферов
Продюсирование: выработка тайминга, составление сценария и очередности выступлений спикеров
Финальная проверка площадки
Координация подрядчиков
Взаимодействие с заказчиком: он работает только с управленцем, не загружая себя контактами со всеми подрядчиками
Договоренности с подрядчиками об оплате услуг
Юридическое/финансовое сопровождение: заключение договоров (аренда, подряд, исполнение услуг и т.д)
Отдача фото/видео материалов заказчику
Уведомление всех гостей о мероприятии: отправка сообщений о времени и месте, необходимые организационные договоренности (рассадка, парковка, тайминг, сюрпризы в день мероприятия и т.д)
 

Почему стоит выбрать нас ?

0 +
ивентов
0 К +
участников
0
лет
0
стран
Огромный опыт
Наше агентство уже более 10 лет занимается организацией деловых мероприятий. За это время мы успели поработать с самыми различными проектами и накопить немалые компетенции
База партнеров
Мы имеем доступ к уникальным и даже закрытым местам для проведения мероприятий, а также обладаем базой проверенных партнеров: ведущих, шоу-программами, фотографов, видеографов, кейтеринга и т.д.
Персонализированное обслуживание
Наша команда предоставляет индивидуальный и внимательный подход к каждому клиенту, уделяя особое внимание особенностям и требованиям конкретного мероприятия.
Логистическая поддержка
Мы предлагаем полный спектр услуг в области логистики для участников мероприятий, что включает в себя трансфер, размещение, техническую поддержку и другие доп. услуги
Профессиональная техническая поддержка
Мы гарантируем надежность и безопасность технических аспектов мероприятий, обеспечивая высококлассную техническую поддержку на месте проведения, а также на этапе подготовки.
Гибкий подход
Мы готовы адаптировать наши услуги под любые потребности заказчика, предлагая гибкие решения и индивидуальные условия сотрудничества. На крупные заказы предоставляем хорошие скидки!

Проведение научных конференций — это не просто встреча учёных, а мощная площадка для обмена знаниями, установления профессиональных контактов и запуска прорывных идей. Ивент агентство «White» специализируется на организации и проведении научных конференций любой сложности — от небольших круглых столов и проведения семинара до масштабных международных форумов и организации международных конгрессов.

Мы берем на себя полный цикл подготовки: разработка концепции, брендинг, выбор формата, организация выступлений экспертов, подбор локации, техническое сопровождение и маркетинг. Наши клиенты получают научные конференции «под ключ» — продуманные до мелочей, эффективные и запоминающиеся.

Независимо от того, нужна ли вам организация и проведение научно-практической конференции или подготовка и проведение мероприятия вузовского уровня — мы создаём события, которые действительно работают на развитие науки и профессионального сообщества.

Как мы организуем успешные конференции

Наши конференции отличаются высоким уровнем организации, вниманием к деталям и глубоким пониманием специфики научной среды. Мы сотрудничаем с ведущими экспертами, используем современные технологии и применяем проверенные методики, чтобы каждое событие прошло максимально продуктивно и профессионально.

Конференции являются важным инструментом для решения актуальных научных задач. Они предоставляют возможность ученым из разных стран обмениваться мнениями и опытом. Особую роль играют доклады, которые становятся основой для публикаций в научных журналах.

Для успешного проведения конференций необходимо учитывать множество факторов: от подбора участников до создания программы. Организаторы должны обеспечить комфортное участие всех гостей, предоставив необходимые материалы и условия для презентаций.

Агентство «White» предлагает комплексное решение по организации конференций, включая работу оргкомитета, подготовку тезисов и материалов. Мы помогаем нашим клиентам сделать процесс проведения максимально эффективным и удобным.

Наши конференции всегда проводятся в соответствии с ключевыми правилами научного сообщества. Мы гарантируем, что каждый участник сможет получить больше новых знаний и контактов. Обязательно свяжитесь с нами, чтобы узнать подробности о наших услугах и возможности их получения.

Этапы организации научных конференций

1. Получение и обработка заявки
• Входящий запрос
• Заполнение брифа (стандартизированная форма для сбора информации)
• Квалификация клиента (бюджет, цели, сроки, ЛПР, стадия готовности)
• Назначение ответственного менеджера
2. Предварительное предложение
• Подготовка коммерческого предложения (сценарий, идеи, смета)
• Внутренний расчет бюджета и проверка технической реализуемости
• Отправка КП и согласование деталей
• Возможна презентация концепции (офлайн/онлайн)
3. Заключение договора
• Согласование всех условий (цена, ТЗ, сроки, команда)
• Подготовка договора и счетов
• Подписание (ЭДО / PDF / оригинал)
• Предоплата от клиента
4. Предпродакшн
• Назначение проектной команды и ответственных
• Составление таймлайна (план-график проекта)
• Подбор площадки, подрядчиков, логистика, закупки
• Подготовка визуалов, брендирования, приглашений, технического райдера
• Утверждение сценария, макетов, расстановки
5. Продакшн
• Монтаж площадки / оборудования
• Проведение генеральной репетиции (если требуется)
• Проведение мероприятия (координация всех участников)
• Решение форс-мажоров на месте
• Сбор обратной связи от гостей на месте
6. Постпродакшн
• Демонтаж и уборка
• Финансовая сверка и закрытие проекта
• Подготовка фото/видео-отчета, отзывов, анкет
• Отчетность клиенту (таблица бюджета, отчет о KPI, медиаматериалы)
• Финальный расчет и подписание актов
7. Внутренний разбор и контроль качества
• Встреча команды: итоги, что сработало/что улучшить
• Оценка рентабельности проекта
• Документация кейса (в портфолио + CRM)
• Запрос отзыва клиента
Хотите провести лучшее мероприятие?
Свяжитесь с нами и доверьте работу настоящим профессионалам
Оставить заявку

Наши проекты

О нас

Мы международное event агентство "White"! Мы работаем уже более 10 лет.
Наша цель - создавать незабываемые и уникальные деловые события, которые оставят яркие впечатления у каждого участника!
Кто мы?
Мы - команда креативных специалистов, которые любят свою работу. У нас есть опыт в организации различных событий - от конференций и выставок до тимбилдинга и бизнес-форумов.
Наш подход
Мы индивидуально подходим к каждому клиенту. Мы оптимизируем бизнес-планы, выстраиваем особые отношения с партнерами по всей стране, детально прорабатываем логистику и, самое главное, формируем прозрачные сметы для наших клиентов.

Какие деловые мероприятия мы организуем

Наша команда

Косуров Алекс
CEO aka BIG BOSS
Орлов Алексей
COO
Косурова Татьяна
Director of Project Management Department
Лавелина Елена
Head of byuers
Симонян Татьяна
Head of Project Management Department
Назаров Владимир
CMO
Безнутрова Светлана
Project manager
Габдрахманова Дарья
Project manager
Гражданцева Карина
Project manager
Громова Елена
Project manager
Молотилова Виктория
Project support
Деменкова Елена
Project support

Вопросы & ответы

Мы проводим как международные, так и всероссийские конференции по различным направлениям: педагогическим, социально-культурным, экономическим, техническим и другим актуальным тематикам. В рамках мероприятий проходят пленарные заседания, секционные обсуждения и круглые столы.

Мы берем на себя полный цикл организации: от составления структуры мероприятия до обеспечения помещений, технической поддержки. Также включены работа с авторами, рассылка приглашений и взаимодействие с представителями научного сообщества.

Да, мы предоставляем возможность удалённого участия. Докладчики могут выступить онлайн, а результаты исследований будут опубликованы в сборнике и размещены в электронных изданиях.

Сроки зависят от масштаба мероприятия. Обычно подготовка занимает от 2 до 6 месяцев. Мы всегда работаем оперативно, чтобы обеспечить качественный результат в установленные сроки.

Тематика конференций разнообразна: педагогические, социально-культурные, государственные, военные, жилищные, транспортные и многие другие проблемы.

Мы берем на себя всю организационную нагрузку, чтобы вы могли сосредоточиться на содержательной части. Благодаря нашему опыту, конференция пройдет эффективно, в срок и с максимальной пользой для всех участников.

Как с нами связаться
+7 495 659 98 10
Whatsapp
Info@whitevent.ru
г. Москва, ул. Барклая, 13 ст. Барклая 13 БЦ
Оставьте заявку и мы свяжемся с вами как можно скорее
Мы используем файлы cookies и рекомендательные технологии. Пользуясь сайтом, вы соглашаетесь с Политикой обработки персональных данных
Согласен